300 muuttolaatikkoa. Niihin pitäisi mahtua Limingan kunnanviraston irtaimisto, kun se muuttaa tällä viikolla Emäntäkoululta vastavalmistuneeseen Lakeustaloon. Lisäksi kunnan arkiston muuttoon on varattu satakunta muuttolaatikkoa.
Sinisiä Martelan laatikoita on pinoittain liki jokaisessa Emäntäkoulun huoneessa, joskin osa työntekijöistä on minimoinut siirtyvän tavaramäärän yhteen muuttolaatikkoon sopivaksi. Toisilla laatikoita tulee pakostakin enemmän, pääasiassa työn luonteen vuoksi.
Paperinippujen ja mappien lisäksi laatikoista löytyy henkilökohtaisempiakin tavaroita: koriste-esineitä, valokuvia tai oma kahvimuki.
Hallintojohtaja Katja Vuorinen on varannut itselleen viisi laatikkoa.
– Tämä on kohtuullisen helppo muutto, koska kalusteita ei tarvitse muuttaa. Uusiin tiloihin siirretään vain paperit. Ohjeistus on, että mukaan otetaan vain ne paperit, jotka on pakko säilyttää, kertoo Vuorinen.
Vuorinen huomauttaa, että muuton tekee helpommaksi myös se, että kunnanvirasto on joutunut muuttamaan aiemminkin. Kesällä 2014 muutettiin purettavasta virastotalosta vanhan kirjaston tiloihin, ja syyskuussa oli edessä muutto Emäntäkoululle Iivarinpolulle.
– Meillä on muuttorutiinia. Enimmät paperipinot käytiin läpi jo silloin, Vuorinen huomauttaa.
Vuorisen mukaan suurin urakka on kunnan arkiston siirtämisessä. Papereita on säilytetty sekä kunnanvirastossa että paloasemalla. Niiden siirtämisen uusiin tiloihin arvioidaan kestävän parikin kuukautta. Arkistomapit imuroidaan, mapitetaan ja tarroitetaan uudelleen.
– Perjantaina vietiin jo ensimmäinen arkistokuorma Lakeustalolle, Vuorinen huomauttaa.
Kunnanviraston työntekijöille on annettu selkeä aikataulu.
Tiistai-iltapäivään mennessä omien tavaroiden piti olla laatikoissa, koska keskiviikon ja torstain kuluessa Martelan työntekijät alkavat kuljettaa niitä uuteen kunnanvirastoon. Viimeistään perjantaina myös henkilökunta siirtyy uusiin tiloihin. Marraskuun loppuun mennessä Emäntäkoulun käytävien ja huoneiden pitää olla tyhjät.
Joku työntekijöistä vitsailee, että montakohan kertaa sitä vielä muutonkin jälkeen löytää itsensä vanhan kunnanviraston pihalta...
Uusissa, noin 800 neliön tiloissa on jokaiselle työntekijälle oma työpisteensä. Vuorinenkin on merkannut laatikkoihinsa numeron 30, jotta tavarat osataan viedä oikealle paikalle.
– Työpisteitä on 58, ja meitä työntekijöitä 40. Tyhjiäkin paikkoja jää, mutta ne ovat tarpeen, koska meillä työskentelee myös harjoittelijoita ja tilapäisiä työntekijöitä, täsmentää Vuorinen.
Uudessa kunnanvirastossa työskennellään avoimessa monitoimitilassa, ja työskentelyoloihin on kiinnitetty paljon huomiota. Tiloja voi jakaa hyllyköiden ja sermien avulla, ja yksityisempiä puheluita on mahdollista käydä jommassa kummassa kahdesta puhelinkopista. Työntekijät ovat jo testanneet, että äänieristys toimii.
Kunnanvirastossa on muiden neuvotteluhuoneiden lisäksi myös neuvottelutila Tähystäjä, jota voi käyttää ilman etukäteisvarausta. Myös henkilökunnan kahvio on jaettavissa kolmeen pienempään tilaan neuvotteluja varten. Valtuustosalinkin voi tarvittaessa jakaa neljään osaan.
– Ehkä suurin muutos on muutos toimintatavoissa. Olemme jo nyt sopineet pelisäännöistä, ja jonkin ajan kuluttua on katsottava uudestaan, pitääkö niitä tarkistaa.
Työntekijöiden kesken on sovittu esimerkiksi siitä, missä ja kuinka kovalla äänellä voi puhua puhelimeen, missä pidetään pystypalavereita, mitkä ovat käytänteet etätyön tekemiseen ja kuinka kunnan muitakin tiloja esimerkiksi kirjastossa voi käyttää työskentelyyn. Kunnanjohtaja Pekka Rajalan huone on sekin käytettävissä neuvottelutilana, kun huoneen haltija ei itse ole paikalla.
– Tärkeintä on, että kaikilla olisi työrauha.
Jokaisella työntekijällä on sähköpöytä.
Asiakkaat on otettu huomioon niin, että heti kunnanvirastoon tultaessa vastassa ovat ne palvelut, joissa käy eniten asiakkaita eli rakennusvalvonta ja kaavoitus. Muihin tiloihin pääsee kulunvalvonnan kautta.
Pientä haikeuttakin muuttoon sisältyy, Vuorinen myöntää.
– Täällä olemme olleet tiiviissä tilassa. Samassa huoneessa työskentelevät ihmiset voivat tehdä aivan erilaista työtä. Muiden työhön tutustuminen on ollut kiva kokemus. Se voisi olla hyvä käytäntö Lakeustalossakin, hallintojohtaja kiteyttää.
Limingan Lakeustalo
5 000 kerrosneliötä.
Limingan kunnanvirasto ja LiminganVesihuolto sijoittuvat Lakeustalon kolman-teen kerrokseen. Virallinen muuttopäivä on perjantaina 16. marraskuuta, ja silloin kunnanvirasto on kiinni.
Kunnanvirasto avautuu uusissa tiloissa maanantaina 19. marraskuuta. Virallisiaavajaisia vietetään tammikuussa 2019.
Lakeustalossa sijaitsee tai tulee sijaitsemaanmyös Kelan toimisto, kuntosali,huoneistohotelli, kahvila, hyvinvointi- ja kauneudenhoitoalan yrityksiä, hammaslääkäriasema, työterveysasemasekä muita yrityksiä tai toimistoja.
Lakeustalon toisen kerroksen neuvottelutilat toimivat myös Limingan kunnanvaltuuston kokoussalina.
